Schimbarea contabilului pare complicată, dar nu e. Cu o preluare ordonată, firma ta nu pierde nicio declarație și nu rămâne nicio lună descoperită. Iată pașii.

1. Alege momentul potrivit

Preluarea se poate face oricând în cursul anului. Cel mai simplu e de la începutul unei luni, după ce contabilul actual a depus declarațiile pentru luna anterioară. Așa e clar cine răspunde pentru fiecare perioadă.

2. Anunță contabilul actual

Verifică în contract termenul de preaviz și condițiile de încetare. Stabilește în scris până la ce lună închide el evidența și ce declarații mai depune.

3. Fă predarea-primirea documentelor

Predarea se face pe bază de proces-verbal, cu lista tuturor documentelor. De obicei se predau:

• actele firmei: certificatul de înregistrare și actul constitutiv actualizat;
• ultimele situații financiare anuale și balanța ultimei luni închise;
• registrele contabile: registrul jurnal, registrul inventar, fișele mijloacelor fixe;
• situația stocurilor, a clienților și a furnizorilor;
• dosarele de personal și datele de salarizare, dacă ai angajați;
• declarațiile depuse și confirmările lor;
• dacă e posibil, exportul din programul de contabilitate.

4. Dă acces noului contabil

Noul contabil are nevoie de acces la SPV și la portalurile ANAF pentru a vedea declarațiile și mesajele, de obicei printr-o împuternicire. Dacă ai angajați, are nevoie și de acces pentru Revisal.

5. Verificarea la preluare

Înainte să continue evidența, noul contabil verifică soldurile preluate: casa și băncile, clienții și furnizorii, stocurile și obligațiile la stat. Orice nepotrivire se clarifică acum, nu la bilanț.